Qualquer gestor responsável e ambicioso tem como objetivo tornar os processos da gestão da sua empresa mais ágeis, claros e objetivos. Para isso precisa de se focar em alcançar um nível de gestão melhor a cada dia e conseguir sempre melhores resultados.
Uma das metodologias da melhoria contínua mais usadas pelos gestores de todo o mundo é o ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act), também umas das mais poderosas e simples de implementar, razão pela qual a partilho aqui.
Plan (Planear)
Nesta etapa, deve estabelecer um caminho para alcançar as metas esperadas, identificando os fatores limitadores que o estão a impedir de aumentar a produtividade ou a oportunidade que pretende aproveitar.
É preciso analisar os fatores que influenciam o problema que quer resolver, bem como identificar as suas possíveis causas para definir um plano de ação eficiente e definir quantitativamante as suas expectativas caso a sua ideia de melhoria seja bem sucedida e o problema resolvido.
Do (Executar)
Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planeadas dentro do plano de ação desenvolvido na etapa anterior, ou seja, testar a solução potencial. Idealmente, as ações de melhoria devem ser implementadas em pequena escala sob a forma de um projeto piloto, de forma a ser mais fácil medir os resultados.
Esta técnica permite-lhe avaliar o alcance e eficácia das mudanças popostas, com uma intervenção mínima no restante processo, caso estas medidas não sejam bem sucedidas à primeira. Para analisar o estado do seu projeto e todas as atividades inerentes, de forma visual, pode recorrer a várias ferramentas lean, como é o caso do mapa de fluxo de valor.
Check (Verificar)
Após planear e colocar em prática, precisa monitorizar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das ações de melhoria e medir a sua eifcácia, isto é, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planeado, com os objetivos, especificações e o estado desejado, consolidando todas as informações que recolher.
Após análise de resultados e comparação com as expectativas e metas definidas, se as ações funcionaram, está pronto para agir e passar à próxima etapa. Senão pode sempre voltar ao plano e continuar e melhorar.
Act (Agir)
É aqui que implementa a sua solução. Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa.
Lembre-se que o PDCA (Plan - Do - Check - Act) é um loop, não um processo com um início e um fim, o que significa que o processo ou produto melhorado passa a ser a sua nova linha de base para continuar a buscar novas formas de melhorar ainda mais a sua organização. A não execução de uma das etapas do ciclo pode comprometer seriamente os resultados além de o limitar no alcance de todos os benefícios da melhoria contínua que pode usufruir.
Para começar a aplicar este metodologia, sugiro o Guia sobre Lean e Sistemas Modulares de Lean Production com dicas práticas que o ajudarão a definir os seus objetivos, essenciais para a fase de planeamento do PDCA e como atingi-los.
