Quantas vezes, em conversas com colegas de profissão ou com os seus clientes, se sentiu intimidado porque não estava a compreender o significado de palavras como "Scrum", "Sprints" (não, não me refiro a provas de estafeta) ou "Backlog"?
Independentemente de ser engenheiro, gestor ou nenhuma destas coisas e de acompanhar mais ou menos as últimas tendências tecnológicas, Scrum é um conceito transversal a várias áreas que pode melhorar muito a eficiência das tarefas que desempenha, tanto no trabalho como na sua vida pessoal.
Scrum: a Origem
Em ambiente industrial ou tecnológico, quando ouvir a palavra Scrum, fique a saber que muito provavelmente e de uma forma muito generalizada, está no meio de uma conversa sobre Lean Production.
O processo scrum surgiu como uma metodologia ágil focada em projetos de desenvolvimento de software. No entanto, com a busca pela perfeição e melhoria contínua das demais áreas de negócio, essa metodologia passou a fazer parte do quotidiano de qualquer empresa que se preocupa com a eficiência dos seus processos e pessoas. Por isso, o processo Scrum já não é exclusivo das empresas de IT, podendo também a indústria beneficiar desta metodologia.
O que é a Metodologia Scrum?
Scrum é uma metodologia da filosofia Lean que consiste num conjunto de valores, princípios e práticas que fornecem a base para que a sua organização adicione as suas próprias aplicações, adequadas à sua própria realidade.
O Scrum não é um processo padronizado onde se segue metodicamente uma série de etapas sequenciais que prometem mais produção em menos tempo, dentro do orçamento e um resultado de alta qualidade. É sim uma espécie de um guia de boas práticas que o ajudarão a gerir melhor os seus recursos em projetos complexos.
Mas, como?
Quando um novo projeto envolve muitas etapas e uma equipa multidisciplinar, numa fase inicial, pode ser complicado ter uma visão geral de como o mesmo se vai desenrolar e percecionar o resultado final, isto é, se este vai corresponder exatamente às expectativas do seu cliente e a que custo.
Qual destas ideias lhe parece melhor? "Gerir um grande projeto num todo" ou "dividir esse mesmo projeto em pequenas partes e gerir cada uma dessas partes independente e sequencialmente, com a possibilidade de melhorar entre etapas"?
Se escolheu a segunda opção, então, sem se aperceber já aplica esta metodologia no seu dia-a-dia. Uma das características fundamentais, e que a torna tão potencialmente poderosa, é a ideia de iteração e melhoria contínua.
Terminologia Scrum
Se quer implementar esta metodologia e melhorar a produtividade, terá que se familiarizar com os seguintes conceitos.
Pessoas
- Product Owner é a pessoa que representa os interesses do utilizador final e decide o que vai fazer parte do produto final ou não.
- Scrum Master é o responsável por ajudar todos os envolvidos a compreender e a implementar os valores, princípios e práticas do Scrum.
- Scrum Team, como o próprio nome indica é a equipa de trabalho que conceptualiza, desenvolve e testa o produto de acordo com a metodologia Scrum.
Ativos
- Sprint é o período de tempo pré-determinado dentro do qual a equipa completa o conjunto de tarefas do Backlog.
- Backlog é o documento que contém a lista de tarefas que têm que ser desenvolvidas para se obter o produto final, segmentadas por prioridades.
Como é Que Tudo Isto se Processa?
1. Começa-se por atribuir os papéis à equipa, ou seja, quem vai desempenhar as tarefas de Product Owner, Scrum Master e os "fazedores"
2. Cria-se o Backlog, que é onde vai ser listado tudo o que o projeto necessita, por ordem de importância. O principal responsável por esta tarefa é o Product Owner, que inclusivamente o deve atualizar sempre que surjam novos requisitos. Trata-se portanto de m documento dinâmico que pode ser alterado sempre que necessário em função das necessidades do projeto e da equipa que o está a executar
3.Planeia-se o primeiro Sprint, que deve incluir que tarefas executar, quem as executa e quanto tempo será necessário para desempenhar essa tarefas.
4. Uma vez que toda a gente esteja empenhada na sua tarefa, é hora de atualizar o backlog sempre que uma for concluída e concentrar-se em fazer cada vez melhor. As reuniões diárias (daily meetings) servem para atualizar o ponto de situação do projeto e para averiguar se o trabalho do dia anterior está concluído, quais são os planos para aquele dia e se existe algum obstáculo à execução de alguma das tarefas e de que forma se poderá ultrapassar.
5. Ao longo de todo este processo, é fundamental rever o trabalho executado, a metodologia e as ações adotadas a fim de fazer melhor na próxima vez.
6. Quando o primeiro Sprint estiver terminado, é hora de repetir tudo seguindo o mesmo processo, com as melhorias identificadas.
No final de cada Sprint, devemos obter uma parte do projeto final pronta a ser entregue ou minimamente viável para o cliente validar. Desta forma, é possível recolher o feedback do cliente final desde o início, ao longo de todo o processo de desenvolvimento do produto, o que contribui para um bom alinhamento entre as expectativas do cliente e o que está a ser desenvolvido.
Imagine o desperdício de tempo e recursos que não seria desenvolver todo o projeto do início ao fim e quando terminado e entregue ao cliente, este solicitasse alterações ao produto; teria que repetir todo o processo. Assim, se forem sendo feitas validações a cada iteração, muito tempo será poupado e a probabilidade de acertar à primeira também é maior.
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